Workflow zuordnen

Es ist möglich Workflows nur bestimmten Anwendern zugänglich zu machen oder Workflows nur an bestimmten Geräten anzuzeigen. So können Anwendern nur die Workflows angezeigt werden, die sie auch benötigen.

Die Berechtigung für Anwender kann über Anwender, Abteilung oder Anwenderschlüsselwort erfolgen. Die Zuordnung zu einem Gerät erfolgt über Geräteschlüsselwörter.

Die Workflowzuordnung ist bei Dokumenten-Workflows nicht verfügbar und hat keinen Einfluss auf Druck-Workflows.

Klicken Sie in der Webadministration im Menü auf Workflows > Workflows (die Liste der bereits bestehenden Workflows öffnet sich). Klicken Sie auf die gewünschte Zeile. Der Workfloweditor öffnet sich.

Klicken Sie in der Workflowansicht unten rechts auf das Symbol Workflow zuordnen.

Mit der Option Diesen Workflow allen Anwendern zuordnen machen Sie den Workflow für alle Anwender verfügbar. Lassen Sie alle anderen Felder leer.

Sie können den Workflow auch nur bestimmten Anwendergruppen oder Geräten zugänglich machen.

Die Zuordnungen sind Oder-verknüpft. Trifft eine der Bedingungen zu, werden die betroffenen Geräte oder Anwender hinzugefügt bzw. ausgeschlossen.

Aktivieren Sie dazu zunächst die Option Diesen Workflow allen Anwendern zuordnen. Geben Sie dann nachstehend an, welche Gruppen den Workflow nicht verwenden dürfen.

Wählen Sie unter Abteilungen ausschließen die Abteilungen aus der Liste aus, die den Workflow nicht verwenden dürfen (Sie können die Abteilungen auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Wählen Sie unter Anwender ausschließen die Anwender aus der Liste aus, die den Workflow nicht verwenden dürfen (Sie können die Anwender auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können den Ausschluss von Anwendern auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Anwender mit Schlüsselwörtern ausschließen ein beliebiges Anwender-Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Anwendern, die für die Verwendung nicht berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Anwenderliste. Sie können Schlüsselwörter auch als Gruppenzugehörigkeit aus einem Verzeichnisdienst importieren, der Name der Gruppe wird automatisch zu einem Schlüsselwort.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Anwender eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu verweigern.

Sie können den Ausschluss von Geräten über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Geräte mit Schlüsselwörtern ausschließen ein beliebiges Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Geräten, an denen der Workflow nicht verfügbar sein soll das gleiche Schlüsselwort, siehe Geräteliste. Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Gerät eins dieser Schlüsselwörter um den Workflow anzuzeigen.

Deaktivieren Sie dazu zunächst die Option Diesen Workflow allen Anwendern zuordnen. Geben Sie dann nachstehend an, welche Gruppen den Workflow verwenden dürfen.

Wählen Sie unter Abteilungen zuweisen die Abteilungen aus der Liste aus, die den Workflow verwenden dürfen (Sie können die Abteilungen auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Wählen Sie unter Anwender zuweisen die Anwender aus der Liste aus, die den Workflow verwenden dürfen (Sie können die Anwender auch durch Eingabe von Anfangsbuchstaben suchen). Bestätigen Sie die Auswahl mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Sie können die Zuweisung zu Anwendern auch über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Anwender mit Schlüsselwörtern zuweisen ein beliebiges Anwender-Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Anwendern, die für die Verwendung berechtigt sein sollen, das gleiche Schlüsselwort, siehe Anwenderliste. Sie können Schlüsselwörter auch als Gruppenzugehörigkeit aus einem Verzeichnisdienst importieren, der Name der Gruppe wird automatisch zu einem Schlüsselwort.

Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Anwender eins dieser Schlüsselwörter um Zugriff auf den Workflow zu erhalten.

Sie können die Zuweisung zu Geräten über ein Schlüsselwort vornehmen. Geben Sie dazu im Feld Geräte mit Schlüsselwörtern zuweisen ein beliebiges Schlüsselwort ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return (es entsteht ein farblich markierter Listeneintrag).

Geben Sie allen Geräten, an denen der Workflow verfügbar sein soll das gleiche Schlüsselwort, siehe Geräteliste. Geben Sie an dieser Stelle mehrere Schlüsselwörter an, genügt beim Gerät eins dieser Schlüsselwörter um den Workflow anzuzeigen.

Ist der Workflow keinem Anwender zugeordnet ist er auch für niemanden am Gerät sichtbar.